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En 2011 empecé a trabajar como diseñadora gráfica y web freelance de forma puntual mientras retomaba mis estudios de diseño aunque después me he pasado los últimos 2 años trabajando para clientes a tiempo completo como diseñadora independiente y he llegado a redactar más de 350 presupuestos.

Cuando tuve que crear mis primeros presupuestos no tenía ni idea de lo que debían incluir así que preguntaba siempre a algunos colegas más experimentados o buscaba información en internet. Bueno, esto no era suficiente porque muchas veces los proyectos y condiciones son demasiado particulares y fui aprendiendo a definir mejor mis presupuestos de diseño y añadiendo cláusulas a base de fallar.

Recuerdo que uno de mis presupuestos más fatídicos fue para diseñar un cartel en el que no indiqué que las imágenes me las tenía que pasar el cliente, ni cuántas modificaciones y propuestas estaban incluidas, ni los plazos de desarrollo del proyecto para la entrega de feedback por parte del cliente y un largo etcétera. ¿Sabes lo que paso? Tardé 6 meses en terminar un cartel que pensaba que me llevaría 1 semana y acabé haciendo unas 14 versiones con imágenes que yo misma buscaba en bancos de imágenes gratuitos (porque el cliente no quería pagar imágenes premium ni tenía fotografías de calidad), fotocomposiciones y fotomontajes diferentes porque el cliente no tenía claro la foto que quería que apareciese. Por supuesto, fue un trabajo que asumí yo gratis (un mega error) y trabajé horas y horas y horas por un precio ridículo.

Además, se quedó parado el proyecto esperando su feedback porque le habían surgido otras tareas más importantes y el cartel de repente ya no le corría prisa, así que cada varias semanas aparecía con ¿qué tal quedaría con una foto de no se qué? Y peor, un día venía con prisas y necesitaba cambios urgentes en el cartel con ideas que se le habían ocurrido.

De esta y muchas otras experiencias similares a base de tortas aprendí a dedicar tiempo a mejorar las condiciones de mis presupuestos pero creo que la prueba-error es un proceso muy frustrante. De hecho a mi me superaba el tema con cada presupuesto al que me tenía que enfrentar.

Creo que no soy la única con estas dudas y frustraciones con los presupuesto para cliente porque normalmente empezamos como freelance sin saber todos estos detalles del negocio. Por eso quiero ayudarte con las que para mi son las 7 cláusulas esenciales que no tendrán que faltar en los próximos presupuestos de diseño que redactes para tus clientes.

1 – Forma de pago

Me encuentro con muchos diseñadores que entregan bocetos de diseño o propuestas de logotipos para nuevos clientes sin pedir un pago inicial y luego el “cliente” se esfuma con sus ideas y no paga un duro. ¡No cedas cuando te pidan propuestas gratis! Para mostrar tus habilidades y estilo ya tienes tu portfolio.

Se recomienda solicitar siempre un adelanto del 50% sobre el total del proyecto y nunca empezar a trabajar hasta que el cliente haga el primer pago. Es importante que tengas en cuenta que no se debe mostrar ningún diseño o material realizado sin que el cliente pague el adelanto.

El resto del pago, dependiendo de si es un proyecto más o menos largo, es mejor dividirlo entre los meses que se estima se va a trabajar, o si se trata de un trabajo pequeño o proyecto corto solicitar el otro 50% una vez aprobado el trabajo y antes de la entrega final.

Ejemplo de cláusula: Para aprobar el presupuesto es necesario que el cliente ingrese el 50% del total en la cuenta XXXXXXXXXXX.

2 – Descripción del trabajo

Escribe en detalle en qué consiste el trabajo que vas a realizar, incluyendo todo lo que se va a entregar y lo que NO entregas o incluyes. Si no detallas bien esto corres el riesgo de no limitar bien tu trabajo y acabar realizando mucho trabajo extra gratis.

Por ejemplo: Si realizas un trabajo de diseño web en wordpress explica siempre que no incluyes mantenimiento técnico una vez entregada la web (en todo caso habrá un periodo fijado por ambas partes para revisión del trabajo entregado y corrección de posibles errores que sean de tu responsabilidad) o que no incluyes la estrategia de SEO pero sí la implementación si te entregan todo al inicio.

Indica también en qué modo de color, formatos y dimensiones entregas los archivos.

Si NO entregas los archivos originales y/o editables indícalo también. Algunos diseñadores los entregan gratis y otros solo si se lo pide el cliente y le añaden un extra sobre el presupuesto. Esto es decisión tuya pero ten en cuenta que un editable es como un molde: el escultor entrega la escultura, no el molde con el que la realizó para poder hacer duplicados de ella.

También deja muy claro cuál va a ser el sistema de trabajo y comunicación: si trabajas por email, reuniones presenciales, por skype, teléfono… Muchas veces para proyectos pequeños te puedes encontrar con clientes que quieren reunirse para TODO (y muchos además requieren que te desplaces tú a su oficina), lo que hace que el trabajo se alargue muchísimo y acabes trabajando horas de más (las reuniones también cuentan como horas de trabajo) y perdiendo el tiempo en reuniones innecesarias. Indica si es necesario el coste extra de una reunión presencial en la oficina del cliente no establecida dentro del planning.

Cúbrete bien las espaldas y te evitarás disgustos y malentendidos. Te lo digo por experiencia.

Ejemplo de cláusulas:

– Impresión y gestión con imprentas no incluida.

– Aplicaciones bajo licencia de pago, maquetación, programación, fotografías de pago, anuncios, creación y edición de videos y animaciones y cualquier otra aplicación o sistema no incluido de forma expresa.

– Si durante el diseño corporativo o web se detectaran nuevas necesidades, estas serán debidamente presupuestadas.

3 – Briefing creativo

El briefing es un documento esencial para cualquier trabajo de diseño. En él se especifica en detalle las características del proyecto, los objetivos que el cliente quiere conseguir, información sobre su empresa/marca/producto, público objetivo, mensaje que quiere transmitir, necesidades estéticas (con ejemplos si es posible) y en definitiva todo lo que te va a guiar para poder hacer tu trabajo.

Es importante indicar en el presupuesto que el cliente te debe entregar toda esta información en un documento. Si el cliente no tiene esta parte hecha le puedes pasar una plantilla con preguntas para que rellene y te pase toda la información. Es sumamente importante que el cliente especifique todos los detalles lo máximo posible para poder plasmar sus necesidades en un diseño que se asemeje a lo que tiene en mente.

Aquí puedes encontrar algunas preguntas y una plantilla de briefing para la creación del logo de una empresa:  Qué preguntar a un cliente para diseñar su logo

4 – Responsabilidad de ortografía

La redacción y ortografía será responsabilidad del cliente siempre. Si hay erratas y el cliente no lo revisa, tú no debes hacerte cargo. Avisa al cliente para que siempre revise con detalle todo el texto en los archivos que él entregue y en las artes finales (por si las moscas). No le gustará gastar un pastón en impresión de tarjetas o carteles y que tenga un fallo ortográfico. La imprenta tampoco se va a hacer cargo de su error.

Por otro lado, tú eres diseñador y NO tienes que redactar los textos y copy creativo (a no ser que tú ofrezcas servicios de copy claro). Se trata de una parte que el cliente debe realizar antes de empezar tú con tu parte de trabajo de diseño. Deja claro que el cliente debe entregarte los textos definitivos y exactos que deben aparecer en el diseño y también que deben estar revisados y corregidos previamente.

Ejemplo de cláusula: El cliente deberá dar el visto bueno a todos los trabajos realizados verificando que no haya errores ortográficos. Una vez dado el visto bueno, las correcciones o cambios posteriores se presupuestarán a parte.

5 – Límite de revisiones

Establece siempre un límite de revisiones y correcciones sobre tu trabajo. También indica siempre cuántas propuestas iniciales entregas y el coste que tendría realizar una propuesta nueva si es necesario. De lo contrario trabajarás el doble cobrando lo mismo y encima se alargarán los plazos de finalización del trabajo.

Ejemplo de cláusula: Todo cliente tiene derecho a dos correcciones sobre el diseño inicial. De ahí en adelante se cobrará un 5% sobre el presupuesto por cada corrección.

6 – Textos e imágenes entregados al inicio por el cliente

Esto tiene mucha relación con el punto 4. Los textos, datos o imágenes que vayan en el diseño deben ser entregados por el cliente antes de comenzar a diseñar. No deberías empezar a diseñar sin tener TODA la documentación junta. Yo he cometido muchas veces el error de empezar a trabajar sin tener todo el texto e imágenes y acabar trabajando 3 veces más porque cuando no está todo un texto aprobado, empiezas a trabajar y el cliente lo más seguro es que empiece a hacer cambios sobre su propio texto y tengas que hacer y deshacer unas cuantas veces. ¡Evítalo!

Además, si una vez te entregue la información consideras o identificas que requiere de retoque fotográfico, fotomanipulación o comprar/adquisición/creación de imágenes, copy creativo, optimización de textos lo tendrás que presupuestar aparte e incluso subcontratar.

Ejemplo de cláusula: Una vez aprobado el presupuesto el cliente debe entregar el texto definitivo, datos e imágenes antes de comenzar con el diseño. Si se requiere realizar retoque fotográfico o adquirir imágenes se presupuestará aparte.

7 – Calendario de trabajo

Es importante que definas un calendario de trabajo junto con tu cliente para indicar los plazos por parte de cada uno: para la entrega de documentación y para cada fase del proyecto. Yo no lo hacía, sólo indicaba una estimación de lo que tardaría yo en entregar la propuesta de diseño pero claro, luego entra en juego la entrega de documentación por parte del cliente, el feedback y las correcciones, revisión… y todo eso alargar la finalización de proyectos.

Para evitar que todo se retrase hasta el infinito tendrás que subdividir el trabajo en las diferentes tareas y requerimientos de cada parte y estipular un plazo para cada cosa. Así cada uno tendrá claro cuándo son las fechas límite para cada fase.

Un día lancé una pregunta a un grupo de Facebook preguntando cómo evitaban que el cliente retrasase los proyectos por no entregar a tiempo su parte y esta fue una de las respuestas que me interesó porque yo no lo había tenido en cuenta:

Carlos Arturo Villota T:

“¡Hola Laura! Al iniciar un proyecto es recomendable hacer un desglose de entregables y actividades que componen el proyecto. Puedes penalizar al cliente en el contrato con algún % sobre el presupuesto por retraso, cláusula que aplicaría en ambos sentidos, no solo para él. Ahora lo recomendable tal vez sería determinar los tiempos o plazos de cada actividad según los recursos destinados a la misma, cosa que si el cliente se retrasa en algún plazo pautado, y alguna de tus actividades (o todas) se ven afectadas en tiempo, argumentas que necesitas mas recursos para hacerla (ej. contratar personal o externalizar procesos).”

Creo que puede ser una buena cláusula para que el cliente se tome en serio su parte aunque tampoco me gusta tener que “castigar” al cliente. Seguramente si la pones en tu presupuesto nunca tengas que aplicar el % extra por retraso pero lo dejo a tu elección. Yo creo que quizás definiendo el calendario y firmándolo por ambas partes pueda ser suficiente.

Otra respuesta que me pareció interesante fue la de Roy Mac:

“Lo que hacemos en Ojo Terzo es indicar en las cláusulas de la cotización que el tiempo de entrega del proyecto depende mucho del tiempo de respuesta con el feedback del cliente. Y que los tiempos comienzan a contarse a partir de que se ha recibido la documentación previa completa. En caso de que se requiera aplazar el proyecto de otro cliente (o que se deba trabajar fuera de un horario laboral habitual) el cliente debe pagar una cuota de +50% para recibir su trabajo en calidad de “urgente”. Cabe mencionar que al decir esto en las cláusulas, nadie nos ha pagado dicha cuota ni nos ha apresurado con los tiempos de entrega.”

Bonus extra: Otras cláusulas interesantes

Además de lo comentado anteriormente, puedes añadir otras cláusulas como por ejemplo:

  • Indicar que todos tus trabajos los publicas en tu portfolio online (indicando la dirección web).
  • Ley de Protección de datos
  • Confidencialidad del proyecto
  • Derechos de autor

En definitiva estas son las cláusulas que yo siempre tengo en cuenta en mis presupuestos, con ellas evitarás malentendidos, trabajos extras gratis y proyectos que no finalizan nunca…

¿Qué otras cláusulas consideras necesarias?

¡Cuéntamelo en los comentarios!

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 Soy Laura López, diseñadora gráfica y web, emprendedora digital y he pasado los últimos 4 años trabajando en agencias y también como freelance para mas de 50 clientes. Ahora comparto mi experiencia, consejos y recursos en mi blog. Además, puedes apuntarte a mi minicurso gratuito “Cobra lo que te mereces”.